Privatlivspolitik

Vi, Apropos Bureau ApS, er dataansvarlig for behandlingen af de personoplysninger, som vi har modtaget om dig.

Denne privatlivspolitik beskriver, hvorledes vi, Apropos Bureau ApS (“vi”, “os”, “vores”), CVR-nr. 40048898, indsamler og behandler personoplysninger efter databeskyttelsesforordningen (“GDPR”).

Det oplyses, hvilke rettigheder du har som kunde og/eller samarbejdspartner i forbindelse med vores håndtering af dine personoplysninger.

Hvis din henvendelse drejer sig om indsigt, sletning, berigtigelse, begrænsning, indsigelse eller dataportabilitet, kan du se dine rettigheder som den, hvis personoplysninger vi indsamler og behandler (“den registrerede”), i punkt 12.

Politikken indgår i vores dokumentation for, at vi som virksomhed er i overensstemmelse med de gældende GDPR-regler, og at vi overholder vores oplysningspligt i GDPR artikel 13.

Vi agerer i forskellige henseender som dataansvarlig for dine personoplysninger og behandlingen af samt aktiviteterne forbundet hermed.

Behandlingsaktiviteterne udført af os beskrives i punkt 1 og 2. De enkelte behandlingsgrundlag er anført i punkt 1.

Læs desuden om vores anvendelse af cookies i vores cookiepolitik.

Generelle henvendelser vedrørende personoplysninger og generel GDPR eller andet, kan alene ske ved kontakt til os.

Kontaktoplysninger

Apropos Bureau ApS
Vesterbro 21A, 1. sal
9000 Aalborg
CVR-nr. 40048898
Tlf.: (+45) 60143127
E-mail: [email protected]

Vi besvarer henvendelser fra de registrerede, dig, hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har modtaget anmodningen.

Hvis anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.

Vi sørger for, at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig forsinkelse.

1. Formålene med og retsgrundlaget for indsamlingen og behandlingen af dine personoplysninger
Vi behandler dine personoplysninger til følgende formål:

• Opfylde en aftale du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning, herunder behandlingen af din sag hos os.
• Overholde en retlig forpligtelse, som påhviler os.
• Fastlægge, forfølge eller gøre et retskrav gældende.
• Foretage den nødvendige behandling for at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesser. De legitime interesser vi forfølger er:
  • Opfyldelse af aftale om køb
  • Markedsføring som du har samtykket til, eller som i øvrigt tilladt af dansk lov
  • Kundetilfredshed og produktudvikling

Vores primære formål med indsamlingen og behandlingen er, at vi kan levere den ydelse, som den enkelte kunde har bestilt og i øvrigt opfylde vores kontraktuelle forpligtelser.

Retsgrundlaget for vores behandling af dine personoplysninger følger af:

Databeskyttelsesforordningen 2016/679 af 27. april 2016 (GDPR):

• Artikel 6, stk. 1, litra a) og artikel 9, stk. 2, litra a), når du har givet dit samtykke.
• Artikel 6, stk. 1, litra b), når behandlingen er nødvendig for at opfylde en aftale du er part i, eller for at indgå en sådan aftale med dig efter din anmodning.
• Artikel 6, stk. 1, litra c), når behandlingen er nødvendig for at overholde en retlig forpligtelse, som påhviler Apropos Bureau ApS.
• Artikel 6, stk. 1, litra f), når behandlingen er nødvendig for at vi eller tredjemand kan forfølge en legitim interesse, og beskyttelsen af dine interesser og rettigheder ikke går forud for vores eller tredjemands legitime interesse.
• Artikel 9, stk. 2, litra e), når behandlingen tydeligvis vedrører personoplysninger, som du selv har offentliggjort.
• Artikel 9, stk. 2, litra f), når behandlingen er nødvendig for at et retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares.

Hvorvidt oplysninger er nødvendige for os, afhænger af formålet som personoplysningerne skal anvendes til. Vi begrænser dog vores behandling til hvad der er nødvendigt i forhold til det formål, hvormed personoplysningerne behandles – også kaldet dataminimering efter GDPR artikel 5, stk. 1, litra c.

Vi behandler alene personoplysninger som er tilstrækkelige, relevante og begrænset til nødvendigheden i forhold til de formål, hvormed behandlingen sker.

2. Kategorier af personoplysninger
Vi behandler kun personoplysninger, som er relevante i forhold til formålene oplistet under punkt 1. I de fleste tilfælde betyder dette, at vi kun behandler oplysninger, som er relevante for netop dit konkrete tilfælde.

Nedenfor kan du se, hvilke kategorier af personoplysninger, som vi behandler om dig.

• Navn
• Adresse
• Telefon
• E-mail
• Individuelle noter om kundeforholdet
• IP-adresse, trafik på vores hjemmeside, cookies m.v. Læs mere i vores cookiepolitik
• Oplysninger som du skriver på vores sociale medier i form af kommentarer, beskeder o.l.
• Ovennævnte også i forbindelse med kandidater til ansættelse og nuværende ansatte
• Jobansøgning, herunder eventuelt CV, referencer, kvalifikationer o.l.

3. Modtagere eller kategorier af modtagere
Vi videregiver eller overlader dine personoplysninger til følgende modtagere, hvis det er relevant i forhold til behandlingens formål, og vi har lovlig adgang hertil:

• Vores databehandlere.
• Offentlige myndigheder.
• Danmarks domstole, voldgiftsnævn, ankenævn mv.
• Tredjeparter, som du anmoder os om at videregive oplysninger til.

4. Kontaktformularer
Når du benytter vores kontaktformular/indsendelsesmuligheder på hjemmesiden, lagres disse samt sendes til vores mailsystem, for at vi kan besvare dine spørgsmål. Kontaktformularerne benyttes ikke til markedsføring, tilmelding til nyhedsbreve eller lign. uden du efterspørger dette og din data videregives ikke uden for organisationen, uden at det er relevant for emnet, samt har din fulde godkendelse.

5. Analyseværktøjer
For at kunne give os den bedste indsigt og sammenligning af data for vores hjemmeside bruger vi følgende analyseværktøjer, som tager udgangspunkt i ovenstående anonyme data: Google Analytics, Facebook Pixels, Google Tag Manager og Better Proposal.

Du har til enhver tid ret til ikke at blive inkluderet i vores analyser – dog sætter vi pris på, at du hjælper os med at gøre vores hjemmeside bedre, så vi kan forstå, hvad og hvor vi skal fokusere vores indsats.

6. Overførsel til modtagere i tredjelande, herunder internationale organisationer
Vi overfører ikke dine personoplysninger til tredjelande, herunder internationale organisationer.

7. Hvor dine personoplysninger stammer fra
De personoplysninger vi behandler om dig er hovedsageligt de oplysninger, som vi har modtaget fra dig i forbindelse med et kundeforhold. I visse tilfælde kan vi dog indhente yderligere oplysninger om dig fra andre kilder.

De andre kilder, som vi bruger til at indhente oplysninger om dig er generelt:

• Oplysninger som du selv har afgivet via vores kontaktformular, pr. e-mail, ved fysisk fremmøde eller ved telefonisk henvendelse

8. Opbevaring af dine personoplysninger
Vi opbevarer personoplysninger efter gældende frister i dansk lovgivning, eksempelvis gemmer vi fakturaer, hvoraf dit navn og adresse kan fremgå, i 5 år, jf. bogføringsloven § 10, stk. 1.

Hvis du skriver og indsender data til hjemmesiden i form af kontaktformularer, vil disse blive opbevaret på siden i op til 1 år for at kunne henvise til tidligere aftaler og kommentarer fra disse.

Brugere, som opretter sig på vores hjemmeside, kan til enhver tid se, redigere og slette deres personlige informationer, og der er ikke en grænse for, hvor længe vi opbevarer denne information. Webstedets administratorer kan til enhver tid se og redigere den information, som brugerne har til rådighed på siden.

Analytiske data arkiveres i ubestemt tid for at kunne se og følge vores online vækst samt forbedre vores markedsføring.

Øvrige oplysninger om dig i vores kundekartotek slettes 24 måneder efter kundeforholdets ophør eller inaktivitet.

Oplysninger om jobansøgere slettes på det tidligste tidspunkt blandt (i) 3 måneder efter stillingen er besat, eller (ii) 6 måneder efter ansøgningen er modtaget. Dog kan vi gemme oplysningerne i op til 6 måneder efter stillingen er besat, såfremt du giver os samtykke til dette.

Vores sletteprocedurer for medarbejdere oplyses i forbindelse med ansættelse.

Såfremt vi konkret vurderer, at der ikke er en legitim grund til at gemme oplysningerne, sletter vi dine oplysninger på et tidligere tidspunkt. Ved vurderingen lægger vi vægt på, om der i lovgivningen er en ret eller forpligtelse til, at vi gemmer oplysningerne, om du har en rimelig interesse i, at oplysninger slettes, som overstiger vores interesse i at gemme oplysningerne, samt om den fortsatte lagring af oplysningerne medfører en risiko for dig som registreret.

9. Automatiske afgørelser, herunder profilering
Vi anvender ikke dine personoplysninger til automatiske afgørelser eller profilering. Det betyder, at vi ikke træffer beslutninger udelukkende baseret på automatiserede processer, som kan have juridiske eller væsentlige konsekvenser for dig.

Hvis vi på noget tidspunkt ændrer denne praksis, vil vi informere dig på forhånd og sikre, at det sker i overensstemmelse med GDPR artikel 22.

10. Under- og databehandlere
Vi kan i visse tilfælde anvende under- og databehandlere for opfyldelsen af indgåede kontrakter med dig, samt når der foreligger samtykke eller andre legitime interesser, som begrunder databehandling i samarbejde med vores under- og databehandlere.

For nuværende har vi følgende under- og databehandlere:

BEHANDLER // FUNKTION // LAND // DATASIKKERHED UDENFOR EU // DATADELING

MailChimp // Udsendelse af Nyhedsbreve // USA // Privacy Shield // E-mail, navn og evt. virksomhed

Simply // Hosting af hjemmeside // Danmark // Webhotel filer, SQL data og backups

Better Proposal // Udsendelse af tilbud og præsentationer // USA // Privacy Shield // E-mail, navn og evt. virksomhed

Facebook // Analyse af brugeradfærd // USA // Privacy Shield // IP-adresse

Google // Analyse af brugeradfærd // USA // Privacy Shield // IP-adresse

Google // E-mail // USA // Privacy Shield // E-mails

Dinero // Regnskabsstyring // Danmark // Økonomi og CVR-data

Leadinfo // Analyse af brugeradfærd // Holland // IP-adresse, offentlige tilgængelige data herunder virksomhedsnavn eller adresse
– På denne side: leadinfo.com/en/opt-out har du en opt-out mulighed. I tilfælde af opt-out registreres dine data ikke længere af Leadinfo.

Vores under- og databehandlere kan ændre sig i takt med ændring i leverandører og/eller samarbejdsaftaler med tredjeparter. Vi informerer altid de registrerede om dette, og vi ajourfører denne politik løbende.

Denne privatlivspolitik opdateres i tilfælde af vores antagelse af under- og databehandlere. Enhver videregivelse og deling med under- og databehandlere vil altid ske i overensstemmelse med gældende GDPR artikel 6.

11. Retten til at trække samtykke tilbage
Du har til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Dette kan du gøre ved at kontakte os på de kontaktoplysninger, der fremgår ovenfor i punkt 1.

Hvis du vælger at trække dit samtykke tilbage, påvirker det ikke lovligheden af vores behandling af dine personoplysninger på baggrund af dit tidligere meddelte samtykke og op til tidspunktet for tilbagetrækningen.

Hvis du tilbagetrækker dit samtykke, har det derfor først virkning fra dette tidspunkt.

12. Dine rettigheder
Du har efter databeskyttelsesforordningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Hvis du vil gøre brug af dine rettigheder, skal du kontakte os.

Ret til at se oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig, samt en række yderligere oplysninger.

Ret til berigtigelse (rettelse)
Du har ret til at få berigtiget urigtige (forkerte) oplysninger om dig selv – rettelse. Du har også ret til at få udfyldende oplysninger om dig fuldstændige.

Som dataansvarlig sikrer vi os altid, at vi berigtiger personoplysninger, hvis vi bliver opmærksom på, at de er forkerte. Vi sørger altid for at vi behandler fuldstændige og ajourførte personoplysninger.

Ret til sletning (retten til at blive glemt)
I særlige tilfælde har du ret til at få slettet oplysninger om dig, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer.

Retten til sletning træder i kraft, hvis du tilbagetrækker dit samtykke eller hvis du påberåber denne ret over for os. Dette kan undtages, hvis vi har et andet retsgrundlag for fortsat at behandle dine personoplysninger helt eller delvist. Du oplyses herom, hvis der foreligger en lovlig undtagelse hertil.

Ret til begrænsning af behandling
Du har i visse tilfælde ret til at få behandlingen af dine personoplysninger begrænset. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på, at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.

Ret til indsigelse
Du har i visse tilfælde ret til at gøre indsigelse mod vores ellers lovlige behandling af dine personoplysninger. Du kan også gøre indsigelse mod behandling af dine oplysninger til direkte markedsføring.

Ved modtagelse af en sådan indsigelse, vil vi opveje indsigelsen over for de legitime interesser, kontraktforhold og andet, som gør sig gældende for dine personoplysninger.

Ret til at transmittere oplysninger (dataportabilitet)
Du har i visse tilfælde ret til at modtage dine personoplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format samt at få overført disse personoplysninger fra én dataansvarlig til en anden uden hindring.

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

13. Databrudsprocedurer
Vi benytter os af en opdateret firewall, som til enhver tid giver os besked, hvis vores sikkerhed er blevet brudt – så bliver vi underrettet hurtigst muligt, hvorefter vi kan tage hånd om situationen. Derudover afgiver vores firewall ugentlige opdateringer på forhånd for proaktive forsøg imod vores sikkerhed samt alarm ved forøgede forsøgsaktivitet, så vi til enhver tid er informeret omkring mulige angreb imod vores (og jeres) data.

14. Behandling af anmodninger
Vi besvarer henvendelser fra dig, den registrerede, hurtigst muligt og senest 1 måned efter, at vi har modtaget anmodningen.

Såfremt anmodningen er kompliceret, har vi 3 måneder fra modtagelsen til at svare på anmodningen.

Vi sørger for at anmodninger i medfør af dine rettigheder som registreret håndteres uden unødig forsinkelse.

15. Sikkerhedsforanstaltninger
Vi sikrer fornøden datasikkerhed for indsamling, behandling, opbevaring og videregivelse af personoplysninger i overensstemmelse med GDPR artikel 24.

Vi har truffet tekniske og organisatoriske foranstaltninger imod, at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt bliver slettet, offentliggjort, fortabt, forringet eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Ved databrud vil alle vores registrerede brugere blive kontaktet inden for 72 timer med besked om, hvilke data der er gået tabt, samt en vejledning til hvad de skal gøre ved det. Vores første prioritet i en sådan situation er at få lukket sikkerhedshullet for at skabe mindst muligt data-tab for brugerne.

Vi har indført både privacy by default og privacy by design i vores systemer. Dette indebærer, at vi blandt andet har programmeret vores IT-systemer til at beskytte personoplysninger, som en standardindstilling i selve IT-systemet.

Vi har flere tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger, som har til sigte at værne mod at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres, forringes, misbruges, behandles uforsvarligt eller i øvrigt eller offentliggøres i strid med databeskyttelseslovgivningen.

Vores medarbejdere er instrueret i, hvorledes personoplysninger behandles forsvarligt og i overensstemmelse med gældende lovgivning.

Vi sørger til enhver tid for at vores ansatte og samarbejdspartnere behandler personoplysninger lovligt, og med udgangspunkt i vores interne forskrifter, anbefalinger og vejledninger til korrekt databehandling.

16. Klage til Datatilsynet
Du har ret til at indgive en klage til Datatilsynet, hvis du er utilfreds med den måde, vi behandler dine personoplysninger på.

Skulle du ønske dette, vil vi gerne opfordre til, at du først retter henvendelse til os for at finde en løsning på en eventuel problemstilling.

Klage om vores behandling af dine personoplysninger kan indgives til Datatilsynet:

E-mail: [email protected]

Klageformular: https://www.datatilsynet.dk/generelt-om-databeskyttelse/klage-til-datatilsynet/

Du kan læse mere om dine rettigheder i Datatilsynets vejledning om de registreredes rettigheder, som du finder på www.datatilsynet.dk.

Privatlivspolitikken er udarbejdet af Skafsgaard Law ApS, CVR-nr. 45218171.

Privatlivspolitikken er senest opdateret den 13. januar 2025.

© 2025 Apropos Bureau ApS